Aus freigegebenen Stunden und Leistungen die Abrechnung des Projekts erstellen, Rechnungen von Nachunternehmern prüfen und Buchungsdaten an die Steuerberatung übergeben.
Freigegebene Stunden und Leistungen gehen in die Abrechnung – kein erneutes Eintippen.
Freigabe vor Abrechnung
Offene Freigaben sind sichtbar, bevor abgerechnet wird. Abgerechnet wird nur, was geprüft ist.
Saubere Übergabe
Buchungsdaten und Belege gehen über die DATEV-Anbindung an die Steuerberatung.
Im Detail
Das steckt in Abrechnung & Rechnungsstellung
Von der geprüften Stunde zur Abrechnung – abgestimmt auf den Alltag von Bahndienstleistern und im Zusammenspiel mit allen anderen Bereichen der Plattform.
Abrechnung je Projekt aus freigegebenen Stunden
Abrechnungspositionen nach Tag und Funktion
Ausgabe als PDF
Rechnungen von Nachunternehmern prüfen und freigeben
Eingangsrechnungen erfassen
Buchungsdatenexport und Belegübertragung an DATEV
Herausforderung & Lösung
Was sich mit Abrechnung & Rechnungsstellung ändert
Situationen, die im Bahnalltag regelmäßig Zeit und Nerven kosten – und daneben, wie derselbe Vorgang in Gleistrix abläuft.
Ohne System
Die Rechnung entsteht aus Zetteln, Mails und einer Tabelle – und braucht dafür Wochen.
Mit Gleistrix
Aus freigegebenen Stunden entstehen die Abrechnungspositionen des Projekts, sobald die Freigabe steht.
Ohne System
Nachunternehmer schicken Rechnungen per Mail, und niemand weiß sicher, welche schon geprüft ist.
Mit Gleistrix
Nachunternehmer reichen Rechnungen im Portal ein. Dort werden sie geprüft und freigegeben; die vereinbarten Tagessätze je Funktion sind am Nachunternehmer hinterlegt.
Ohne System
Die Steuerberatung bekommt eine Sammlung von PDF-Dateien und stellt dazu Rückfragen.
Mit Gleistrix
Buchungsdaten und Belege werden über die DATEV-Anbindung übergeben statt als Belegsammlung.
Ablauf
So arbeitest du mit Abrechnung & Rechnungsstellung
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Daten, die einmal im System stehen, werden weitergereicht statt erneut erfasst.
01
Leistungen sammeln
Freigegebene Stunden laufen während des Projekts als Abrechnungspositionen nach Tag und Funktion zusammen.
02
Freigaben prüfen
Offene Freigaben sind sichtbar, bevor abgerechnet wird.
03
Abrechnen
Die Abrechnung des Projekts erstellen und als PDF ausgeben.
04
Übergeben
Buchungsdaten und Belege über die DATEV-Anbindung an die Steuerberatung übergeben.
FAQ
Häufige Fragen zu Abrechnung & Rechnungsstellung
Das fragen Bahndienstleister vor der Einführung am häufigsten. Was offen bleibt, klären wir in einer kurzen Demo.
Muss ich Stunden für die Abrechnung erneut erfassen?
Nein. Freigegebene Stunden werden als Abrechnungspositionen übernommen. Eine Zweiterfassung für die Abrechnung entfällt.
In welchem Format wird abgerechnet?
Die Abrechnung lässt sich als PDF ausgeben. Buchungsdaten und Belege können über die DATEV-Anbindung übergeben werden.
Wie werden Rechnungen von Nachunternehmern geprüft?
Nachunternehmer reichen ihre Rechnungen im Portal ein, wo sie geprüft und freigegeben werden. Die vereinbarten Tagessätze je Funktion sind am Nachunternehmer hinterlegt; Mahnungen laufen ebenfalls über das Portal.
Kann nach Leistungspositionen abgerechnet werden?
Leistungen mit Positionen, Menge und Preis stehen am Projekt – eingepflegt oder aus einer GAEB-Datei importiert – und bilden den Soll-Umsatz. Die Abrechnung der Stunden erfolgt nach Tag und Funktion.
