Die Kanzlei erhält geprüfte Daten statt einer Sammlung einzelner PDF-Dateien.
Lohn vorbereitet
Freigegebene Stunden inklusive Zuschlägen stehen für die Lohnabrechnung bereit.
Weniger Rückfragen
Die Zuordnung zu Projekt und Kostenstelle passiert bei der Erfassung, nicht danach.
Im Detail
Was die Anbindung an DATEV übernimmt
Übergabe an Steuerberatung und Lohn – abgestimmt auf den Alltag von Bahndienstleistern und im Zusammenspiel mit allen anderen Bereichen der Plattform.
Buchungsrelevante Daten strukturiert übergeben
Stunden und Zuschläge für die Lohnabrechnung
Belege den Projekten zugeordnet
Monatsabschluss ohne Sammelmappe
Herausforderung & Lösung
Was sich mit DATEV ändert
Situationen, die im Bahnalltag regelmäßig Zeit und Nerven kosten – und daneben, wie derselbe Vorgang in Gleistrix abläuft.
Ohne System
Zum Monatsende werden Belege, Stundenlisten und Rechnungen zusammengesucht und als Sammlung einzelner Dateien an die Kanzlei geschickt.
Mit Gleistrix
Die Kanzlei erhält einen geprüften Übergabestand statt einer Mappe, aus der sie sich die Zuordnung selbst erschließen muss.
Ohne System
Es kommen Rückfragen, zu welchem Projekt oder welcher Kostenstelle ein Beleg gehört. Beantwortet werden sie Wochen nach dem Vorgang.
Mit Gleistrix
Die Zuordnung passiert bei der Erfassung, nicht in der Nachbereitung. Wer den Beleg anlegt, weiß noch, wozu er gehört.
Ohne System
Für die Lohnabrechnung werden Stunden und Zuschläge aus den Stundenzetteln erneut aufbereitet.
Mit Gleistrix
Freigegebene Stunden stehen inklusive Zuschlägen bereit. Was in der Zeiterfassung geprüft wurde, wird nicht ein zweites Mal gerechnet.
Ablauf
So arbeitest du mit DATEV
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Daten, die einmal im System stehen, werden weitergereicht statt erneut erfasst.
01
Zeiten erfassen und freigeben
Stunden entstehen am Einsatz und werden in der Verwaltung geprüft – einmal, verbindlich für alles Weitere.
02
Belege zuordnen
Eingangsbelege bekommen ihren Projekt- und Kostenbezug beim Erfassen.
03
Übergabe zusammenstellen
Buchungsrelevante Daten, Stunden und Belege gehen strukturiert an die Kanzlei.
04
Monat abschließen
Der Abschluss beginnt mit vollständigen Daten statt mit dem Zusammentragen von Unterlagen.
FAQ
Häufige Fragen zu DATEV
Das fragen Bahndienstleister vor der Einführung am häufigsten. Was offen bleibt, klären wir in einer kurzen Demo.
Werden Zuschläge mit übergeben?
Ja. Freigegebene Stunden stehen inklusive der Zuschläge für die Lohnabrechnung bereit, weil sie in der Zeiterfassung bereits mit erfasst und geprüft wurden.
Wie kommt der Projektbezug in die Buchhaltung?
Er entsteht bei der Erfassung. Ein Beleg trägt Projekt und Kostenstelle von Anfang an mit sich, sodass die Zuordnung nicht nachträglich rekonstruiert wird.
Was ändert sich am Monatsabschluss?
Der Sammelschritt entfällt. Statt Unterlagen aus Postfächern und Ordnern zusammenzutragen, steht der Übergabestand am Monatsende bereits.
Ersetzt das die Zusammenarbeit mit der Kanzlei?
Nein. Es verändert nur, in welcher Form die Kanzlei die Daten bekommt: geprüft und zugeordnet statt als Sammlung, die dort erst sortiert werden muss.
