Pläne, Nachweise und Protokolle hängen an der Akte statt verstreut in Ordnern.
Versionen nachvollziehbar
Wer wann was freigegeben hat, bleibt dokumentiert – ohne Dateinamen mit _final_v3.
Auskunftsfähig
Bei Audits und Prüfungen ist der passende Nachweis in Sekunden gefunden.
Im Detail
Das steckt in Dokumentenmanagement
Revisionssicher in der Projektakte – abgestimmt auf den Alltag von Bahndienstleistern und im Zusammenspiel mit allen anderen Bereichen der Plattform.
Revisionssichere Ablage pro Projekt
Freigaben und Versionen jederzeit nachvollziehbar
Nachweise und Protokolle zentral statt im Postfach
Zugriff nach Rolle und Projekt gesteuert
Herausforderung & Lösung
Was sich mit Dokumentenmanagement ändert
Situationen, die im Bahnalltag regelmäßig Zeit und Nerven kosten – und daneben, wie derselbe Vorgang in Gleistrix abläuft.
Ohne System
Pläne und Nachweise verteilen sich auf Postfächer, Netzlaufwerke und Chatverläufe.
Mit Gleistrix
Alle Unterlagen hängen an der Projektakte und werden über das Projekt gefunden, nicht über den Dateinamen.
Ohne System
Welche Fassung freigegeben ist, verrät bestenfalls der Dateiname – Angebot_final_v3_neu.
Mit Gleistrix
Versionen und Freigaben sind dokumentiert. Der gültige Stand ist eindeutig und belegbar.
Ohne System
Bei Audits und Prüfungen beginnt die Suche nach dem passenden Nachweis von vorn.
Mit Gleistrix
Nachweise sind über Projekt, Schicht und Zeitraum in Sekunden gefunden.
Ablauf
So arbeitest du mit Dokumentenmanagement
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Daten, die einmal im System stehen, werden weitergereicht statt erneut erfasst.
01
Ablegen
Pläne, Nachweise, Protokolle und Fotos werden direkt am Projekt gespeichert.
02
Zuordnen
Dokumente hängen an Projekt, Schicht oder Person – eine zweite Ordnerstruktur entfällt.
03
Freigeben
Freigaben und Versionen werden festgehalten, sodass der gültige Stand jederzeit erkennbar bleibt.
04
Auskunft geben
Bei Prüfungen wird der Nachweis über das Projekt gefunden statt über die Dateisuche.
FAQ
Häufige Fragen zu Dokumentenmanagement
Das fragen Bahndienstleister vor der Einführung am häufigsten. Was offen bleibt, klären wir in einer kurzen Demo.
Was bedeutet revisionssichere Ablage in Gleistrix?
Dokumente werden versioniert, Freigaben und Änderungen bleiben nachvollziehbar. Damit ist zu jedem Zeitpunkt belegbar, welche Fassung gültig war und wer sie freigegeben hat.
Wer hat Zugriff auf welche Dokumente?
Der Zugriff wird über Rollen und Projektzugehörigkeit gesteuert. Ein Trupp sieht die Unterlagen seiner Einsätze, das Backoffice die kaufmännischen Dokumente.
Lassen sich Unterlagen mit Auftraggebern teilen?
Ja. Dokumente können gezielt bereitgestellt werden, statt sie als Anhang durch Postfächer zu schicken.
Bleiben Dokumente nach Projektende erhalten?
Ja. Die Projektakte bleibt mit allen Nachweisen bestehen und ist auch nach Abschluss des Projekts abrufbar.
