Dokumentenmanagement für Bahnprojekte und Baustellen
Lieferscheine, Stundennachweise, Bestellscheine und Rechnungen am Projekt ablegen, nach Typ ordnen und über das Projekt wiederfinden – bei Bedarf in OneDrive oder SharePoint.
Unterlagen hängen am Projekt statt verstreut in Postfächern und Netzlaufwerken.
Nach Typ geordnet
Lieferschein, Stundennachweis, Bestellschein, Rechnung – jedes Dokument trägt seinen Typ.
Schnell abgelegt
Dateien lassen sich per Drag-and-drop direkt aus der Plantafel am Einsatz ablegen.
Im Detail
Das steckt in Dokumentenmanagement
Unterlagen am Projekt statt im Postfach – abgestimmt auf den Alltag von Bahndienstleistern und im Zusammenspiel mit allen anderen Bereichen der Plattform.
Dokumente am Projekt statt im Postfach
Dokumenttypen frei definierbar
Eingangs- und Ausgangsrechnungen als eigener Typ
Ablage per Drag-and-drop aus der Plantafel
Nachweise von Nachunternehmern im Portal
Anbindung an OneDrive und SharePoint
Herausforderung & Lösung
Was sich mit Dokumentenmanagement ändert
Situationen, die im Bahnalltag regelmäßig Zeit und Nerven kosten – und daneben, wie derselbe Vorgang in Gleistrix abläuft.
Ohne System
Lieferscheine, Stundennachweise und Rechnungen verteilen sich auf Postfächer, Netzlaufwerke und Chatverläufe.
Mit Gleistrix
Alle Unterlagen hängen am Projekt und werden über das Projekt gefunden, nicht über den Dateinamen.
Ohne System
Ob ein Dokument eine Rechnung, ein Lieferschein oder ein Nachweis ist, verrät bestenfalls der Dateiname.
Mit Gleistrix
Jedes Dokument trägt einen Typ. Die Typen lassen sich an die eigenen Abläufe anpassen.
Ohne System
Nachunternehmer schicken ihre Unterlagen per Mail, und jemand muss sie einsortieren.
Mit Gleistrix
Nachunternehmer laden Nachweise und Rechnungen im Portal hoch – direkt an der richtigen Stelle.
Ablauf
So arbeitest du mit Dokumentenmanagement
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Daten, die einmal im System stehen, werden weitergereicht statt erneut erfasst.
01
Ablegen
Lieferscheine, Nachweise, Rechnungen und Fotos direkt am Projekt speichern.
02
Einordnen
Jedem Dokument einen Typ geben – Lieferschein, Stundennachweis, Bestellschein oder Rechnung.
03
Teilen
Nachunternehmer laden ihre Unterlagen im Portal hoch; Projektordner lassen sich über SharePoint anbinden.
04
Auskunft geben
Bei Rückfragen wird das Dokument über das Projekt gefunden statt über die Dateisuche.
FAQ
Häufige Fragen zu Dokumentenmanagement
Das fragen Bahndienstleister vor der Einführung am häufigsten. Was offen bleibt, klären wir in einer kurzen Demo.
Welche Dokumente lassen sich ablegen?
Grundsätzlich alle Unterlagen eines Projekts. Voreingestellt sind Typen wie Rechnung, Nachunternehmerrechnung, Materialrechnung, Ausgangsrechnung, Lieferschein, Stundennachweis und Bestellschein; weitere lassen sich anlegen.
Wer hat Zugriff auf welche Dokumente?
Der Zugriff wird über Rollen und Berechtigungen gesteuert. Nachunternehmer sehen im Portal nur die Unterlagen, die sie selbst betreffen.
Lässt sich Microsoft 365 anbinden?
Ja. Über die Microsoft-365-Anbindung lassen sich OneDrive als Dokumentenablage und SharePoint-Projektordner nutzen.
