Daten sauber liefern und Anforderungen erfüllen – von der Leistungsanfrage aus dem DB-Lieferantenportal über Stundennachweise bis zur Abrechnung je Projekt.
Eine Anfrage aus dem DB-Lieferantenportal füllt die Projektanlage auf Wunsch per KI vor.
Nachweise am Vorgang
Stundennachweise, Lieferscheine und Dokumente hängen am Projekt und sind darüber auffindbar.
Freigaben nachvollziehbar
Stunden werden vor der Abrechnung geprüft und freigegeben – offene Freigaben sind sichtbar.
Im Detail
Was Gleistrix für Subunternehmen der DB übernimmt
Anforderungen erfüllen, Daten sauber liefern – abgestimmt auf den Alltag von Bahndienstleistern und im Zusammenspiel mit allen anderen Bereichen der Plattform.
Projektanlage aus DB-Leistungsanfragen (Link oder PDF)
Auftrags- und SAP-Nummer am Projekt
Funktionen je Mitarbeiter, etwa SIPO, Sakra oder BüP
Monatliche Stundennachweise per E-Mail
Freigaben vor der Abrechnung, Ausgabe als PDF
Buchungsdaten und Belege über die DATEV-Anbindung
Herausforderung & Lösung
Typische Engpässe im Alltag – und wie Gleistrix sie löst
Situationen, die im Bahnalltag regelmäßig Zeit und Nerven kosten – und daneben, wie derselbe Vorgang in Gleistrix abläuft.
Ohne System
Die Leistungsanfrage kommt aus dem DB-Lieferantenportal. Auftragsnummer, SAP-Nummer, Baustelle und Ansprechpartner werden von Hand ins eigene System übertragen.
Mit Gleistrix
Die Anfrage wird als Link oder PDF übergeben, Gleistrix liest die Angaben aus und füllt die Projektanlage vor. Geprüft und gespeichert wird von Hand.
Ohne System
Am Monatsende fragt der Auftraggeber nach den Stunden eines Einsatzes. Die Zettel liegen im Fahrzeug, die Zuordnung zum Auftrag fehlt.
Mit Gleistrix
Zeiteinträge hängen am Projekt mit Funktion und Fahrtzeit. Der Stundennachweis entsteht daraus und geht monatlich per E-Mail an Mitarbeiter und Lohnbüro.
Ohne System
Welche Stunden bereits geprüft sind und welche noch offen, steht in keiner Liste – abgerechnet wird trotzdem.
Mit Gleistrix
Stunden werden vor der Abrechnung freigegeben. Offene Freigaben sind sichtbar, bevor die Abrechnung als PDF ausgegeben wird.
Ablauf
So läuft die Arbeit mit Gleistrix ab
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Daten, die einmal im System stehen, werden weitergereicht statt erneut erfasst.
01
Leistungsanfrage übernehmen
Die Anfrage aus dem DB-Lieferantenportal wird eingelesen und füllt Projektname, Auftrags- und SAP-Nummer, Baustelle und Zeitraum vor.
02
Einsatz planen
Personal nach Funktion auf der Einsatztafel einteilen – Doppelbelegungen und Abwesenheiten meldet das System.
03
Stunden nachweisen
Zeiten mit Funktion und Fahrtzeit am Projekt erfassen; der Stundennachweis geht monatlich per E-Mail raus.
04
Freigeben und abrechnen
Geprüfte Stunden freigeben, die Abrechnung als PDF ausgeben und Buchungsdaten über DATEV übergeben.
FAQ
Häufige Fragen aus der Praxis
Das fragen Bahndienstleister vor der Einführung am häufigsten. Was offen bleibt, klären wir in einer kurzen Demo.
Kann eine Leistungsanfrage aus dem DB-Lieferantenportal übernommen werden?
Ja. Die Anfrage lässt sich als Link oder als PDF übergeben. Gleistrix liest Projektname, Auftraggeber, Baustelle, Auftrags- und SAP-Nummer, Ansprechpartner und Zeitraum aus und füllt damit die Projektanlage vor. Ist die Seite hinter einem Login, kann der Text auch eingefügt werden.
Wie entstehen Stundennachweise für den Auftraggeber?
Aus den Zeiteinträgen am Projekt. Sie tragen Funktion, Arbeitszeit und Fahrtzeit; Nacht- und Sonntagszuschläge werden berechnet. Der monatliche Stundennachweis geht per E-Mail an den Mitarbeiter und weitere hinterlegte Empfänger.
Wie werden Freigaben nachvollziehbar?
Stunden werden vor der Abrechnung geprüft und freigegeben. Offene Freigaben sind in der Abrechnung sichtbar, sodass nichts abgerechnet wird, was noch nicht bestätigt ist.
In welchem Format wird abgerechnet?
Die Abrechnung eines Projekts lässt sich als PDF ausgeben. Buchungsdaten und Belege können über die DATEV-Anbindung an die Steuerberatung übergeben werden.
